Avant-propos :
Le présent guide est un document simplifié du guide complet édité par le Syndicat des Professionnels du Facilities Management (SYPEMI – lire en note 1). Il s’applique essentiellement à la terminologie des termes de maintenance.
En ce sens, il fait référence à la Norme FDX 60.000 « Maintenance industrielle – Fonction maintenance » qui définit les différents niveaux de maintenance industrielle (lire en note 2) et donne quelques exemples pour la maintenance des patrimoines immobiliers. Chacun s’accorde à constater que ces quelques exemples ne suffisent pas à répondre aux besoins exprimés pour la maintenance d’un patrimoine immobilier :
- les limites de prestations ne sont pas toujours faciles à fixer entre les parties,
- la norme citée ci-dessus ne prend pas en compte la logique d’organisation des acteurs du secteur (propriétaire, locataire, utilisateur, prestataire, …)
- la relation entre les niveaux de maintenance et ceux des pièces d’usure, de rechange ou pièces détachées n’existe pas ou rarement,
- les notions de conduite et d’entretien ne sont pas clarifiées,
- la notion d’exploitation recouvrant diverses réalités, notamment commerciale et juridique, est improprement définie,
- etc.
Domaine d’application :
Le présent document développe la norme pour permettre son application plus particulièrement à la maintenance d’un patrimoine immobilier de bureaux, de locaux industriels, d’établissements scolaires, d’hôpitaux, etc.
Il ne concerne pas la maintenance des outils de production.
Il doit être adapté aux particularités de la maintenance d’immeubles à usage de logement.
1. Objectifs
Conçu sous forme de guide d’application, le présent document a pour objectifs principaux :
- de clarifier les relations entre les différents acteurs du marché,
- d’expliciter les limites du périmètre des activités de maintenance dans le cadre plus général d’un patrimoine immobilier,
- d’illustrer chaque niveau de maintenance dans le cadre d’un patrimoine immobilier,
- de donner des exemples pour éclairer les acteurs.
2. Terminologie concernant les acteurs du marché
2.1 Propriétaire / Investisseur
Personne, physique ou morale, publique ou privée, qui possède un patrimoine immobilier en pleine ou copropriété et agit en qualité de Maître d’Ouvrage.
Commentaires du SYPEMI :
- Le propriétaire peut être occupant en tout ou partie de son patrimoine immobilier,
- Le propriétaire peut décider d’assurer en direct la gestion de son bien immobilier,
- Le propriétaire peut décider de confier son bien immobilier à un gestionnaire de patrimoine qu’il soit ou non occupant.
2.2 Asset Manager
Conseil, expert ou mandataire, qui se charge, pour le compte du propriétaire / investisseur, d’optimiser la valeur d’un portefeuille immobilier en proposant ou en réalisant des investissements, des acquisitions, des réhabilitations, des arbitrages et toutes opérations administratives, fiscales et juridiques correspondantes à la valorisation de ces actifs.
2.3 Property Manager
Gestionnaire juridique et administratif de biens immobiliers, qui agit pour le compte d’un propriétaire/investisseur.
Selon la définition du glossaire du SYPEMI, cette activité couvre notamment :
la mise en location des biens, la gestion des baux, la préservation du patrimoine, le recouvrement et l’optimisation des loyers, la maîtrise des charges de fonctionnement et les propositions de valorisation lors de l’acquisition, de remise à niveau ou de cession de patrimoines.
2.4 Facilities Manager ou Mainteneur
Organisation qui fournit au donneur d’ordres une panoplie cohérente de services de maintenance (facilities management) selon les termes et conditions de l’accord contractuel correspondant. Le Facilities Manager ou Mainteneur est souvent désigné par le Prestataire.
Commentaire du SYPEMI :
Un prestataire de services peut être interne ou externe à l’organisation du donneur d’ordres.
2.5 Locataire
Personne, physique ou morale, publique ou privée, qui occupe généralement un bien en contrepartie du paiement d’un loyer, en vertu d’un contrat de location ou bail. Le Locataire est parfois désigné par l’Occupant.
Commentaires du SYPEMI :
- Le locataire assure le plus souvent l’entretien des locaux qu’il occupe et la maintenance des installations techniques à usage exclusif qui lui sont confiées,
- Sauf dans le cas des contrats de partenariat public-privé, le propriétaire conserve généralement à sa charge l’entretien du bâtiment, des locaux communs, ainsi que la maintenance des installations techniques collectives, les opérations de gros entretien et de renouvellement (ou Plan GER), les rénovations (notamment suivant les termes de l’article 606 du Code Civil et la jurisprudence associée) et les travaux de remise en conformité.
- Le contrat de location ou bail doit préciser les limites d’interventions et de responsabilités des parties (liste des charges « récupérables » ou non).
2.6 Donneur d’ordres
Organisme ou entreprise qui contractualise l’achat de prestations de services dans le cadre d’un accord de Facilities Management.
Le Donneur d’Ordres est souvent désigné par le Client.
Commentaire du SYPEMI : Le donneur d’ordres agit à un niveau stratégique et occupe une fonction générale et/ou fonction-clé au sein du Client. Il intervient à tous les stades de la relation avec le prestataire de services, spécifie les services de maintenance et donne son accord pour le règlement des factures y afférent.
2.7 Utilisateur final
Personne physique bénéficiant des services de maintenance ou de facilities management.
Commentaires du SYPEMI :
- Un visiteur peut également être considéré comme un utilisateur final.
- L’utilisateur final bénéficie des services de maintenance, qu’il en soit occupant permanent ou occasionnel.
- L’utilisateur peut être le révélateur d’un défaut de service ou de fourniture d’unités d’usage. Il peut également se révéler être à l’origine de demandes d’interventions en conduite et maintenance en fonction de sa perception alors même que le service est assuré conformément aux exigences du donneur d’ordres.
- L’utilisateur final peut dans certains cas être appelé « le locataire, l’occupant, l’usager ou encore le résident ».
2.8 Prestataire
Entité ou service, interne ou externe (entreprise intervenante si externe), qui a en charge la « Maintenance » et / ou la « Conduite » des installations techniques et/ou la production des services qui lui sont confiées avec comme objectifs multiples, de satisfaire aux attentes des utilisateurs à un coût global optimum décidé avec le donneur d’ordres et dans le respect de la réglementation. Il est aussi parfois appelé « prestataire de rang 1 ».
Commentaires du SYPEMI :
- La conduite vise à optimiser l’usage des installations techniques.
- La maintenance vise à maintenir ou à rétablir les installations techniques dans un état apte à accomplir la fonction requise, en référence à la norme NF EN 13306.
- Le terme de « performance » peut désigner : la qualité du produit fourni par l’installation, la performance énergétique, environnementale ou économique de l’installation. La conduite et la maintenance contribuent à atteindre le niveau de performance contractuel convenu.
- Si le contrat le permet, le Prestataire peut faire appel à des prestataires de rang 2 ou sous-traitants.
3. Terminologie concernant les opérations de maintenance
Présentation simplifiée des niveaux de maintenance selon la norme NFX 60.010
Exploitation : Ensemble d’actions généralement réalisées par le client ou l’occupant.
Conduite : Il s’agit des opérations de démarrage, d’arrêt et d’ajustement des consignes de fonctionnement, des équipements et installations, visant à optimiser leur usage. Le document normatif FDX 60.000 traite uniquement de la maintenance. La conduite des installations, notamment vis-à-vis des consommations d’énergies doit être spécifiée séparément.
Maintenance
Niveau 1 : Actions simples qui peuvent être effectuées par l’utilisateur / agent, à l’aide d’instructions simples et sans outillage autre que celui intégré au bien.
Niveau 2 : Opérations courantes effectuées par un personnel qualifié / agent technique, avec des procédures détaillées et un outillage léger.
Niveau 3 : Opérations de technique générale effectuée par un technicien qualifié, avec des procédures complexes et un outillage portatif complexe.
Niveau 4 : Opérations technique de spécialité effectuées, par un technicien ou une équipe spécialisée, maîtrisant une technique ou technologie particulière, avec des instructions générales ou particulières de maintenance et un outillage portatif spécialisé.
Niveau 5 : Rénovation, reconstruction, remplacement d’une installation, d’un équipement, d’une pièce d structure ou de fonctionnement, selon un processus proche de sa fabrication ou de son assemblage initial.
Nota : Ces opérations sont également appelées opérations de Gros Entretien ou de Renouvellement.
Ensemble d’opérations généralement regroupées dans le Plan GER.
4. Terminologie concernant les biens : usages et états
4.1 Bien
La définition est celle développée dans les articles 517 à 526 du Code Civil (lire en note 3).
4.2 Installation
Selon la Norme FDX 60-012 : Ensemble d’équipements associés, destiné à remplir ensemble une, voire plusieurs fonction(s) requise(s) complexe(s).
Commentaires du SYPEMI :
- La distribution électrique peut être considérée comme une installation qui regroupe plusieurs équipements comme le poste de livraison HT, le ou les postes de transformation HT/BT, , le TGBT, la distribution BT, etc.
- La distribution TBT peut également être considérée comme une installation (secondaire) qui regroupe plusieurs équipements comme le poste de transformation BT/TBT, la distribution TBT, les armoires et coffrets divisionnaires, etc.
- L’installation de génie climatique d’un bâtiment peut inclure toutes els installations qui concourent à le chauffer, le ventiler ou le rafraîchir.
4.3 Equipement
Selon la Norme FDX 60-012 : Partie d’un bien déjà fractionné, considéré individuellement et qui assure une, voire plusieurs fonction(s) requises(s) élémentaire(s).
Commentaires du SYPEMI :
- Une centrale de traitement d’air, alimentée en eau glacée peut être considérée comme un équipement au même titre qu’un climatiseur autonome monobloc ou à éléments séparés (split-system).
- Un groupe de production d’eau glacée peut être considéré comme un équipement au même titre qu’une pompe à chaleur qui, elle, assure deux fonctions requises : la production d’eau glacée et d’eau chaude, simultanément ou suivant la saison.
- Un groupe motopompe peut être considéré comme un équipement au même titre qu’un ensemble de groupes motopompes réunis pour assurer une fonction requise commune telle que « réseau de distribution de l’eau glacée aux terminaux ».
- Ce regroupement de biens appelé « équipement » est très fréquemment retenu pour être associé à des gammes de maintenance et à un suivi des performances.
- Cette notion d’équipement est également utilisée lors de la mise en œuvre des outils de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur).
5. Eléments constitutifs des biens
La norme FDX 60-012 distingue plusieurs types de pièces et consommables : pièces détachées, pièces de structure, pièces de rechange, pièces de fonctionnement, pièces d’usure et consommables.
Pour chaque définition indiquée dans le tableau ci-dessus sont donnés ci-après quelques exemples :
- Pièce détachée : pièce de rechange ou pièce de structure appartenant à la nomenclature du bien considéré.
- Pièce de structure : pièce qui assure les fonctions de support et/ou de confinement et dont la dégradation ou la défaillance est peu probable mais, si c’est le cas, compromet la viabilité du bien concerné.
- Pièce de rechange : article destiné à remplacer une pièce défaillante ou dégradée sur un bien.
- Pièce de fonctionnement : pièce faisant partie d’un bien, qui est appelée à subir dans le temps des dégradations prévisibles nécessitant une ou plusieurs remises en état ou remplacements pendant la durée d’exploitation de ce bien. Par dégradation prévisible, on entend ici l’abrasion, la corrosion, le vieillissement, etc.
- Pièce d’usure : pièce conçue pour recevoir seule ou en priorité l’usure et dont le remplacement est préconisé par le constructeur pour un nombre d’unités d’usage déterminé (exemple ; courroie de transmission à remplacer toutes les 5.000 heures).
- Consommable : article de faible coût et de consommation fréquente. Il s’agit de produits ou d’articles banalisés nécessaires à la maintenance comme par exemple : les huiles, graisses, rouleaux de papier pour appareils enregistreurs de maintenance, peintures, vernis ou quincaillerie, etc….
6. Association entre « Niveaux de maintenance et seuils de prise en charge des pièces »
Les précisions fournies dans cet article s’appliquent sous condition que les activités que l’on cherche à préciser entrent dans le cadre des activités « de conduite et maintenance » tel que défini dans les autres articles du présent document.
Chaque intervention de maintenance peut nécessiter le remplacement de pièces d’usure, de pièces de fonctionnement, de pièces de rechange, de pièces détachées, voire d’équipement complet (sous-ensemble d’une installation).
Il est donc indispensable, dans une relation « contractuelle » basée sur les définitions normalisées des niveaux de maintenance, de préciser quelles sont les pièces à prendre en compte selon des critères objectifs d’appréciation (type de pièce et/ou valeur de remplacement…).
Le tableau ci-après donne quelques exemples quant à la façon de définir la relation entre les niveaux de maintenance et les obligations contractuelles liées aux opérations. Ils ne sont en aucun cas figés en l’état et il revient aux parties de fixer préalablement à la signature du contrat les limites de fournitures par niveau de maintenance.
Note 1 : Lexique du SYPEMI
Note 2 : Norme NFX 60.000
Note 3 : la notion de bien en droit français
